DIGITALIZACION

¿Que es digitalizar un documento?.

El concepto Gestión Documental, se refiere al conjunto de normas, procedimientos y tecnologías que se utilizan para administrar la información dentro de una organización. La función de la Gestión Documental se enmarca dentro de una política orientada a la preservación del conocimiento corporativo, la experiencia acumulada y la memoria histórica de una empresa mediante la organización y custodia de la información como capital intelectual de la misma.

La forma de preservar este capital intelectual es centralizando y controlando la información para asegurar que la misma siempre esté disponible y pueda ser compartida por todos los usuarios. Sin embargo, las investigaciones demuestran que más del 50% de la información de las empresas se encuentra almacenada en los archivos particulares del personal, en sus correos electrónicos y en los discos de sus computadoras. Y esta es la manera en que se pone en riesgo la preservación del capital intelectual porque la empresa no tiene conocimiento de la existencia de la información, de su contenido ni de su ubicación.

Actualmente libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalización como medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos.

Proceso de digitalización de documentos

En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

  •         Captura con Escáner del documento físico.
  •         Indexado de la información extraída del documento.
  •         Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

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La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.

La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.

El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.

¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos?

Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:

  • Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
  • Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
  • Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
  • Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
  • Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.

Los beneficios y las aplicaciones de digitalizar un documento son múltiples como ha podido ver, si necesita más información del proceso de digitalización de documentos póngase en contacto con nosotros